GDM - Goods Management

1. Giới thiệu chung:
    GDM-SOFT là bộ phần mềm quản lý vật tư hàng hóa kinh điển, hàm chứa 4 hạng mục quản lý trong doanh nghiệp:
    + Quản lý kinh doanh hàng hóa.
    + Xây dựng chuỗi cung ứng: Hệ thống cửa hàng, đại lý, khách mua hàng nói chung.
    + Quản lý tài chính, công nợ, nhân sự trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh.
    + Quản lý, chăm sóc khách hàng, các chế độ chiết khấu, khuyến mại.
    + Ngoài ra, GDM-SOFT tương thích với 5 phân hệ quản trị doanh nghiệp ERP-Solutions.

2. Tính năng
    2.1 Xây dựng, quản lý danh mục
    Tất cả các danh mục: khách hàng hàng hóa, nhóm hàng, nhóm khách hàng, tiền tệ, đơn vị tính, thuế xuất, ... đều được thiết kế với tính năng vượt trội:
    - Danh mục đa cấp, do người sự dụng tự định nghĩa, phân loại, phân nhóm tùy ý.
    - Số lượng, thông tin không giới hạn.
    - Hệ thống mã được chuẩn hóa chung, phục vụ cho các mục đích chuyên biệt: In tem mã vạch, quy cách đóng gói, đóng kiện, giở hàng, phân loại, nhóm, ... Đôi với khách hàng phục vụ theo dõi công nợ, in thẻ VIP, thẻ khách hàng, ...
    2.2 Thiết bị và tiện ích đi kèm:
    - In tem mã vạch: In theo mã vạch hoặc mã quản lý.
    - In thẻ mã vạch khách hàng hoặc thẻ từ.
    - Cân điện tử, in hóa đơn GTGTm,...
    2.3 Mua hàng tại kho và điều xe đi lấy hàng:
    - Xây dựng đơn đặt mua hàng, có hỗ trợ Fax trực tiếp trên phiếu.
    - Mua hàng, thanh toán hoặc ghi nhận công nợ phải trả.
    - Hỗ trợ quản lý bao bì, vỏ chứa hàng: Nước, vỏ Gas, vỏ bia, trao đổi ký cược.
    - Điều xe đi lấy hàng tại xưởng nhà sản xuất (Liên quan mật thiết đến chi phí mua hàng, bao bì, vỏ đổi trả, ...).
    - Hỗ trợ hai hình thức mua hàng cơ bản: Mua kinh doanh, nhận ký gửi và một số các nghiệp vụ tài chính có liên quan: Công nợ, ký quỹ, ký cược, hợp đồng mua, chế độ khuyến mại, ...
    - Hệ thống phân tích và đánh giá những nhà cung cấp trong cùng ngành hàng.
    2.3 Luân chuyển nội bộ, đóng gói, lắp ráp, tháo dỡ:
    - Điều chuyển hàng hóa, vật tư lưu kho giữa các đơn vị thành viên.
    - Đóng gói bó, kiện, giỏ hàng theo một định mức tự định nghĩa.
    - Lưu kho, giao trách nhiệm quản lý.
    2.4 Quản lý kho:
    - Xây dựng vị trí, sắp xếp hàng hóa.
    - Xây dựng và quản lý lượng dự trữ, cảnh báo hàng tồn dướ mức tổi thiểu, trên mức tối đa.
    - Quản lý nhập kho, xuất kho, tồn và giá trị lưu kho.
    - Quản lý hàng có hạn sử dụng, xử lý hàng thừa thiếu, hỏng hóc, sửa chữa.
    2.5 Bán hàng:
    - Hỗ trợ hai hình thức bán: Bán lẻ và bán buôn, riêng bán buôn được phướng thức: kinh doanh và ký gửi.
    - Bán hàng, thu tiền, ghi nhận công nợ (hàng, vỏ, bao bì, ...).
    - Lưu kho, giao trách nhiệm quản lý.
    - Bán hàng theo xe lưu động.
    - Doanh thu, lợi nhuận, lương doanh cho công nhận trực tiếp kinh doanh.
    2.6 Chuỗi cung ứng, chuỗi, kênh phân phối
    - Xây dựng kênh phân phối đa cấp.
    - Xây dựng và quản lý chương trình khuyến mại, chiết khấu thương mại.
    2.6 Kế toán
    - Tạm ứng, công nợ phải thu, công nợ phải trả.
    - Xây dựng và quản lý giá thành, giá vốn hàng hóa kinh doanh.
    - Theo dõi hợp đồng và giải quyết các chính sách thương mại với khách hàng.

3. Giải pháp
    - Tư vấn và xây dựng cho doanh nghiệp một quy trình chuẩn hóa và phù hợp nhất với đặc thù công việc  chuyên biệt.
    - Tối ưu hóa, mô phỏng hóa nghiệp vụ quản lý

4. Đặc tính kỹ thuật
   4.1. Giao diện thân thiện.

        Hệ thống được thiết kế trên nền tảng công nghệ hiện đại, toàn bộ giao diện được thiết kế thống nhất thành một chuẩn duy nhất, hài hòa. Toàn bộ giao diện được kế thừa nền tảng của hệ điều hành window, đây là một điểm thuận lợi đối với người sử dụng. Người sử dụng không cần phải hiểu sâu về tin học vẫn có thể sử dụng hệ thống dễ dàng.

    4.2. Xây dựng trên qui trình nghiệp vụ chuẩn

        Phần mềm được nghiên cứu và xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của nhà nước cũng như cung cấp các tính năng cho phép thiết lập các thông số một cách linh hoạt theo yêu cầu của Doanh nghiệp. Đây là vấn đề tương đối quan trọng vì nó sẽ cho phép người sử dụng có thể chủ động hơn trong công việc của mình.

    4.3.  Khả năng mở rộng rễ ràng.

        Hệ thống được xây dựng thành các phân hệ riêng biệt trên nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo khả năng mở rộng dễ dàng khi cần thiết và không thay đổi kiến trúc của hệ thống ban đầu.

        Tất cả nghiệp vụ trong mô hình GDM-Soft được đồng bộ số hóa với các phân hệ nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp, hoặc In biểu mẫu, báo cáo phục vụ chung cho toàn hệ thống.

    4.4.  Khả năng tìm kiếm dữ liệu mềm dẻo, theo nhiều hình thức, điều kiện lọc, mức độ chính xác (Chính xác, tương đối, theo từ)

        Phần mềm Cung cấp cho người sử dụng rất nhiều các tìm kiếm nhanh phục vụ cho công việc cũng như tra cứu dữ liệu một cách nhanh chóng, linh hoạt và chính xác nhất. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp cho người sử dụng một công cụ tìm kiếm đặc biệt hữu hiệu nơi mà người sử dụng có thể tự định nghĩa các tiêu chí tìm kiếm của mình. Tất cả dữ liệu tra cứu đều có thể được kết xuất ra các định dạng file cơ bản như Word, Excel, PDF..

        Đối với dữ liệu dạng số, GM-Soft cung cấp cho các bạn khả năng lọc theo nhiều tiêu chí, có thể đạt với giá trị trả về duy nhất một cách nhanh chóng nhất. Ngược lại với dữ liệu dạng chuỗi, ký tự, văn bản, GM-Soft có thể cung cấp cho bạn tìm kiếm theo 3 cách thức: Chính xác, Tương đối, Theo từ: ”Anh hoàng” ó ”Hoàng anh”

    4.5. Hỗ trợ đa dạng các mẫu báo cáo

        Tất cả danh mục, nghiệp vụ, kết quá tổng hợp đều được GM-Soft đưa ra báo cáo, kết xuất dưới ba dạng chính: Word, Excel, PDF. Phục vụ công tác quản lý chung của bộ phận và Lãnh đạo doanh nghiệp.

    4.6. Hỗ trợ đa dạng các mẫu báo cáo
 

STT	Sử dụng	Công nghệ sử dụng
1	Công cụ phát triển	Microsoft Visual Basic, ActiveReports Pro 2.0
2	Cơ sở dữ liệu	SQL server 2000, SQL server 2005
3	Công cụ thiết kế	Rational Rose
4	Ngôn ngữ	Vietnames, English
5	Máy trạm	Microsoft Windows 98, Windows xp,Windows 2000, Windows 2003.
6	Máy chủ	Microsoft Windows 98, Windows xp,Windows Server 2000, Windows Server 2003.
7	Giao thức kết nối	TCP/IP
8	Mô hình triển khai	Client Server / FTP

 

    + Phần mềm GDM-Soft được phát triển từ hệ thống ERP – Enterprise Resource Planning (Hệ thống Quản lý tổng thể doanh nghiệp), đồng bộ hóa với tất cả tác nghiệp khác trong doanh nghiệp, có thể trích xuất, cập nhật thông tin từ các phần hành khác, bao gồm cả các bản phần mềm mở rộng. Giao diện thân thiện, phát triển ứng dụng chung cho cán bộ có trình độ CNTT trung bình.

    + Cơ sở dữ liệu MS Sqlserver 2005, 2000 tập trung tại máy chủ, đồng bộ hóa dữ liệu qua Internet (Với mô hình mạng lưới đa dạng, không hạn chế số lượng, mô hình to, nhỏ). Dữ liệu được mã hóa, bảo mật cao cho tất cả các khâu từ nhập liệu đến truyền nhận)

    + Dữ liệu được truyền dẫn đồng bộ dưới nhiều cách thức khác nhau: Từ Email, Dialup, đến kết nối trực tiếp qua Internet.

 

5. Lợi ích mang lại.

    5.1. Đối với nhân viên nghiệp vụ.

        Công việc ”Quản lý hàng hóa” là rất nhiều và tỉ mỉ đòi hỏi quá trình xử lý phải tuyệt đối chính xác và nhanh chóng. Hệ thống phần mềm Quản lý hàng hóa GDM-Soft của chúng tôi là giải pháp quản lý toàn diện cho phép tự động hóa hoàn toàn quá trình hoạt động nghiệp vụ cũng như cung cấp nhiều tiện ích đảm bảo công việc quản lý hàng hóa một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác.

        Hệ thống GDM-Soft có khả năng mở rộng không giới hạn các Server phân tán (Theo từng Cửa hàng), không giới hạn số máy trạm làm việc trực tuyến tại mỗi điểm giao dịch. Điều này là vô cùng quan trọng với một điểm giao dịch hàng hóa với tần xuất cao, giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.

    5.2. Đối với lãnh đạo.

        Mang lại cho Lãnh đạo Công cụ Quản lý hàng hóa hiệu quả, theo dõi từng hoạt động của các Bộ phận Nhập, xuất bán, giúp đưa ra những chính sách kịp thời.

        Bên cạnh đó GM-Soft cũng là một công cụ hữu hiệu để quản lý nhân viên, đến hiệu quả chăm sóc khách hàng, tránh những vấn đề không cần thiết khi nhân viên giao dịch hàng hóa.

    5.3. Đối với khách hàng

        Tất cả các giao dịch với khách hàng đều được thực hiện qua phần mềm GM-Soft, tạo thuận lợi cho việc theo dõi, thực hiện các tác nghiệp quản lý hàng hóa của Doanh nghiệp, thông tin nhanh chóng, thuận tiện, giảm bớt gánh nặng công việc, giảm thiểu sai sót, cung cấp cho Doanh nghiệp giải pháp quản lý hàng hóa khoa học.

 

6. Giải pháp triển khai.

    Theo kinh nghiệm trong quá trình triển khai hệ thống phần mềm GDM-Soft cho nhiều đối tác trong thời gian qua chúng tôi cần giải quyết các công việc qua các bước sau:

    6.1. Khảo sát hiện trạng và thu thập các yêu cầu về xây dựng phần mềm:

        Trước khi đưa hệ thống vào triển khai các chuyên gia phần mềm của chúng tôi sẽ tiến hành khảo sát chi tiết các yêu cầu của Doanh nghiệp nhằm đảm bảo tất cả các yêu cầu của đơn vị đều được thực hiện. Tất cả các yêu cầu sẽ được chúng tôi chuẩn thành tài liệu đặc tả yêu cầu người sử dụng và được Doanh nghiệp thông qua trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

    6.2. Hiệu chỉnh phần mềm theo các yêu cầu đặc thù của từng khách hàng (Nếu có):

        Căn cứ vào các yêu cầu được thống nhất trong tài liệu đặc tả yêu cầu người sử dụng đã được thống nhất trong giai đoạn khảo sát. Chúng tôi sẽ tiến hành hiệu chỉnh phần mềm theo tất cả các yêu cầu.

    6.3. Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ lên hệ thống mới (Nếu có):

        Mỗi doanh nghiệp khi đưa phần mềm vào sử dụng thường quản lý theo phương pháp thủ công hoặc sử dụng các trình văn bản như word, excel,..Trước khi đưa phần mềm vào sử dụng chính thức tùy theo lượng dữ liệu là lớn hay nhỏ chúng tôi sẽ đưa ra khuyến cáo với Doanh nghiệp là sẽ nhập mới hoặc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.

    6.4. Đào tạo và chuyển giao công nghệ:

        Để người sử dụng có thể khai thác được tối đa khả năng của hệ thống thì đòi hỏi cần phải được đào tạo và giai đoạn này nhằm đáp ứng yêu cầu đó. Mỗi người sử dụng khi tham gia khóa đào tạo của chúng tôi đều có thể nắm rõ về quy trình quản lý hàng hóa cũng như có thể chủ động trong công việc của mình.

    6.5. Hỗ trợ bảo hành hệ thống :

        Hệ thống sẽ được chúng tôi bảo hành miễn phí trong vòng 2 năm. Trong thời gian bảo hành chúng tôi sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp trong quá trình sử dụng. Việc hỗ trợ có thể thực hiện qua điện thoại, email, hệ thống hỗ trợ trực tuyến hoặc trực tiếp tùy theo yêu cầu của Doanh nghiệp.

 

7. Yêu cầu hạ tầng

    Để hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu về tốc độ truy xuất dữ liệu, khả năng sử dụng đồng thời với số lượng lớn người sử dụng chúng tôi đưa ra yêu cầu để Doanh nghiệp có thể tham khảo khi triển khai hệ thống phần mềm:

    7.1. Hệ thống máy chủ

        Số lượng: 1

        Tốc độ (CPU):  3 GHz

        Bộ nhớ (RAM): 1 GB

        Dung lượng ổ cứng (HDD): 60GB

    7.2. Hệ thống máy trạm

        Số lượng: Tùy thuộc vào số người sử dụng

        Tốc độ (CPU):  1 GHz

        Bộ nhớ (RAM): 256 MB

        Dung lượng ổ cứng (HDD): 20GB

    7.3. Hệ thống mạng

        Doanh nghiệp phải có hệ thống mạng LAN, mạng LAN kết nối giữa các máy của người sử dụng với hệ thống máy chủ

    7.4. Phần mềm hệ thống

        Hệ điều hành máy chủ: Microsoft Window Server 2000 /2003

        Hệ điều hành máy trạm: Microsoft Window 98, xp, 2000, 2003

        Hệ quản trị CSDL: SQL Server 2000,  SQL Server 2005

        Các hệ thống bảo vệ khác (Nếu có): Virus, Firewall,...
 

8. Chạy thử

    Chúng tôi sẽ cung cấp cho đơn vị 02 bản, 01 bản chạy với số liệu chính xác, 01 bản chạy với nội dung Demo để tiện việc thử nghiệm đến vào số liệu chính xác.
 

9. Tài liệu

    Tài liệu được Enforman cung cấp đi kèm trong nội tại chương trình.

10. Giá triển khai phần mềm

    Giá triển khai hệ thống phần mềm Quản lý hàng hóa giá trị giao động từ 1,000 USD đến 50,000 USD tùy theo yêu cầu cụ thể của mỗi Doanh nghiệp, Phương pháp tính giá được tính dựa trên cơ sở các yêu cầu sau:

    10.1. Giấy chứng nhận quyền sử dụng phần mềm:

        Giấy chứng nhận quyền sử dụng phần – Phần mềm + đào tạo hướng dẫn sử dụng thành thạo 02 cán bộ + bảo hành 2 năm + triển khai tại 1 điểm

    10.2. Chi phí hiệu chỉnh phần mềm theo yêu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp (nếu có)

        Hệ thống Quản lý hàng hóa GM-Soft của chúng tôi được xây dựng trên cơ sở kiến thức tổng quan, cũng như những trải nghiệm thực tiễn tại các Doanh nghiệp về Công tác tổ chức giao dịch hàng hóa. Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp có một số các yêu cầu đặc thù khác nhau đòi hỏi phải chỉnh sửa phần mềm để đáp ứng hoàn toàn yêu cầu cho từng doanh nghiệp như: Mô hình tổ chức, cơ chế vận hành, đặc tính kỹ thuật hàng hóa, quy định về chính sách đối với hàng hóa và khách hàng, hệ thống báo cáo, ... Chính vì vậy trong quá trình thống nhất yêu cầu với khách hàng, chúng tôi tư vấn rà soát tổng thể lại các chức năng mà phần mềm đã có và yêu cầu mong muốn phần mềm cần có của Qúy khách hàng và đưa ra chi phí hợp lý.

    10.3. Chi phí triển khai phần mềm (nếu có)

        Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của mỗi Doanh nghiệp mà có các yêu cầu triển khai phần mềm là khác nhau, triển khai phần mềm tại một điểm hoặc triển khai phần mềm nhiều điểm. Chi phí triển khai phần mềm được tính theo các điểm triển khai dựa trên thời gian triển khai, chi phí ăn ở, đi lại của các chuyên gia phần mềm.

    10.4. Chi phí bảo hành, bảo trì hệ thống phần mềm (nếu có)

        Hệ thống sẽ được chúng tôi bảo hành, bảo trì miễn phí trong thời hạn 1 năm kể từ ngày ký hợp đồng,  tuy nhiên tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng Doanh nghiệp mà yêu cầu bảo hành, bảo trì hệ thống có thể thay đổi và chi phí sẽ phát sinh theo yêu cầu đó.

    10.5. Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có)

        Để việc sử dụng hệ thống một cách hiệu quả nhất trước khi đưa hệ thống vào sử dụng, Chúng tôi sẽ thống nhất với Quý khách hàng về lịch trình đào tạo cho người sử dụng, đào tạo cho cán bộ quản trị để đảm bảo sau khi được đào tạo các cán bộ đó hoàn toàn có thể chủ động và làm chủ được hệ thống phần mềm phục vụ công việc của mình. Chi phí đào tạo được tính dựa trên cơ sở yêu cầu của Qúy khách hàng như số lượng cán bộ tham gia đào tạo, địa điểm đào tạo, thời gian đào tạo, các thiết bị phục vụ cho khoá đào tạo.

        Việc đào tạo cho 01 (Một) cán bộ quản lý hệ thống (Admin), Enforman sẽ không tính phí.

    10.6. Chi phí hoàn thiện số liệu ban đầu (nếu có)

        Mỗi doanh nghiệp có một cẩm nang khách hàng, hàng hóa, tình hình tài chính công nợ, các hợp đồng đang theo dõi .... Hoặc đang sử dụng một sản phẩm của đơn vị khác. Chúng tôi sẽ tiến hành khảo sát và chuyển đổi dữ liệu, cập nhật mới để đưa ra chi phí hợp lý và thuận tiện cho cả hai bên.