Trong quá trình hoạt động của một cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp; quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu là những công việc không thể tách rời với nhiệm vụ chung của đơn vị.

Đối với một đơn vị, việc quản lý văn bản chặt chẽ, khoa học đánh giá được tính chuyên nghiệp của đội ngũ làm công tác văn thư. Hơn nữa, văn bản, tài liệu được bảo quản tốt giúp đơn vị tìm kiếm, sao lưu văn bản khi cần một cách nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều đơn vị , bộ phận văn thư phải cập nhật và tiến hành lưu trữ văn bản bằng tay vào những quyển sổ lớn, dày, cồng kềnh, thời gian lưu trữ lâu năm sổ theo dõi sẽ bị rách, phai màu chữ gây trở ngại rất lớn trong việc tìm kiếm

Nhằm khắc phục những bất cập khi thao tác thủ công như vậy, công ty Thành Tâm chúng tôi đã đầu tư nghiên cứu và thiết kế phần mềm QUẢN LÝ VĂN BẢN TvaT rất khoa học, rõ ràng và dễ sử dụng, hỗ trợ rất lớn cho bộ phận văn thư. Với việc sử dụng phần mềm này, quý cơ quan sẽ không còn phải vào sổ bằng tay vừa chậm chạp vừa không khoa học và khó khăn trong việc tìm kiếm văn bản lưu trữ.

Với mong muốn đồng hành cùng quý Cơ quan trong việc hỗ trợ các đơn vị triển khai nhanh, hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin thay việc quản lý hồ sơ bằng giấy hiện tại, nhằm tin học hóa quản lý hành chính.

Chức năng cơ bản của phần mềm:(các chức năng này có thể thay đổi cho phù hợp với từng cơ quan, đơn vị)

-    Tiếp nhận và quản lý văn bản đến

 -    Quản lý văn bản đi

-    Xử lý văn bản

-    Quản lý hồ sơ công việc và đầu mục công việc

-    Quản trị các danh mục: Thông tin cơ quan, phòng ban, chức danh…

-    Hệ thống các báo cáo thống kê phục vụ Lãnh đạo, phòng ban, chuyên viên

- Tra cứu thông tin văn bản và hồ sơ công việc

Quản lý các văn bản đi đến theo các tiêu thức quản lý văn bản như số hiệu, ngày tháng, nơi gửi, loại công văn, phân loại nội dung, tóm tắt nội dung, nơi nhận, nơi xử lý. Tự động theo dõi đánh số văn bản đi theo thể loại và theo bộ phận gửi đi.

- Tra cứu và tìm kiếm các văn bản đi đến theo một hay nhiều các tiêu thức quản lý cùng một lúc tùy theo các tiêu chuẩn của người sử dụng đưa ra. Xem nộ dung các văn bản đi đến nếu các văn bản này đã được cập nhật và quản lý trong tệp.

- Tổng hợp các báo cáo về tình hình văn bản đi đến như kết xuất số văn bản đi (theo bộ phận gửi đi, theo thể loại như quyết định, kế hoạch...), sổ văn bản đến (theo bộ phận nhận, theo cơ quan phát hành), báo cáo tình hình các văn bản đi đến hàng ngày.

Ưu điểm nổi bật

•         Giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ và các thủ tục hành chình

•         Nâng cao hiệu quả của chính quyền, doanh nghiệp  trong việc cung cấp dịch vụ công

•         Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp

Tính năng nổi bật

•         Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

•         An toàn dữ liệu: cho phép sao lưu và phục hồi dữ liệu

•         Bảo mật dữ liệu: hệ thống phân quyền truy cập chi tiết đến từng chức năng nghiệp vụ và mức độ can thiệp đến dữ liệu

# Đơn vị sử dụng phần mềm tiêu biểu: Hội liên hiệp Phụ nữ Nghệ An

 Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của quý khách hàng!

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Phần mềm Thành Tâm

Địa chỉ: Số 15,- Phan Bội Châu – TP Vinh,- NA

Điện thoại : 0912 292 696 (Mr Hùng)

Website :topsoft.vn

Email : hungnvtopsoft.vn

YahooID: softnghean